Interview: Duurzaam inkopen

Hoe zorgen we dat duurzaamheid een vanzelfsprekend onderdeel wordt van inkoop en aanbestedingen? Daar buigt senior buyer Moniek Dekker zich over met een team van (senior) buyers. “Het is mooi om te zien dat mensen kunnen veranderen van sceptici naar koplopers.”

“In vorige jaren was het nog meer een algemene vraag. We vertelden over onze eigen duurzaamheidsdoelstellingen, en vroegen wat een potentiële leverancier daaraan kon bijdragen. Inmiddels vragen we bij aanbestedingen steeds specifieker uit wat een leverancier doet aan duurzaamheid”, vertelt Moniek. “En we hebben gemerkt dat er meer maatwerk nodig is. Per aanbesteding, product of dienst onderzoeken we nu de mogelijkheden.”

Zo kon er bij de inkoop van koffieautomaten in 2023 heel specifiek gevraagd worden naar de invulling van CO2-reductie van verschillende leveranciers. Moniek: “De leverancier waar we uiteindelijk mee in zee gingen, kwam zélf met allerlei initiatieven. Zo presenteren ze aan het eind van het jaar een dashboard waarmee inzichtelijk wordt hoe hun verbruik verminderd is, en wat ze doen aan compensatie. Daarmee leggen ze verantwoording af. En het is meteen een mooie manier om samen in gesprek te gaan: hoe krijgen we de uitstoot volgend jaar nóg verder omlaag?”

No go's

Ook diversiteit en inclusiviteit zijn belangrijke bouwstenen van een duurzaam beleid. Net als het nemen van ketenverantwoordelijkheid. Zo werden er in 2023 fairtrade koffiebonen en thee ingekocht. “Ook bij het inkopen van relatiegeschenken en promotiemateriaal kunnen we heel specifiek zijn”, stelt Moniek. “Er is een lijst met chemische stoffen die we willen vermijden. Kopen we bijvoorbeeld gele memoblokjes in, dan zijn dat blokjes zonder die stoffen. Ook aan schrijfgerei stellen wij specifieke eisen, over welke stoffen er niet - of maar tot een bepaalde hoogte - in mogen zitten. Dat maakt het voor een leverancier heel concreet.”

Bij de ene afdeling is het nu nog makkelijker en vanzelfsprekender om duurzaam in te kopen dan bij de andere, merkt Moniek. “Op IT- en systeem-afdelingen is het nog meer zoeken – veiligheid staat daar natuurlijk voorop. Wel kunnen wij helpen bij de marktconsultatie, en het begeleiden van het aanbestedingsproces. Als je in die fase vraagt waar een leverancier staat op het gebied van duurzaamheid, breng je al iets in beweging. En word je soms verrast door iets wat je zelf van tevoren nooit had bedacht – een programmeertaal die minder energie verbruikt, bijvoorbeeld. Zo bouwen we steeds meer kennis op, die ons bij de volgende aanbesteding weer verder brengt.”

Van scepticus naar initiatiefnemer

Ondanks de vorderingen, blijft het ook hard werken om het onderwerp op de kaart te houden. “Duurzaamheid is niet altijd een populair onderwerp binnen de organisatie”, vertelt Moniek. “En soms kan het best een uitdaging zijn om collega’s enthousiast te krijgen om duurzaamheid mee te nemen bij een aanbesteding. Toch merken we dat duurzaam inkopen steeds normaler wordt. En het is leuk om te zien dat een collega die eerst nog sceptisch is, later zomaar een initiatiefnemer kan worden – en uit zichzelf begint over duurzaamheid in een gesprek met een leverancier. Dat vind ik mooie stappen.”

Voor dit jaar staan er plannen op stapel om een klein Maatschappelijk Verantwoord Inkopen-handvat te maken voor Contracting & Procurement. Daarin zijn de LVNL-duurzaamheidsdoelstellingen terug te vinden, inclusief concrete voorbeelden om te laten zien hoe er per duurzaamheidsdoelstelling naar duurzaamheid gekeken kan worden. “Iedereen is specialist op een eigen onderwerp, en kan zelf het beste zien waar de kansen liggen. Zo’n werkdocument helpt daarbij.”

Actieplan

Op dit moment is een projectgroep binnen Contracting & Procurement bezig met een actieplan voor maatschappelijk verantwoord ondernemen en inkopen. Moniek: “In het actieplan staat wat we de komende jaren willen doen in het kader van duurzaamheid. Dat duurzaamheid steeds breder gedragen wordt, is een ontwikkeling die hopelijk doorzet. Zodat het steeds minder een Contracting & Procurement-aangelegenheid is, en echt iets van heel LVNL wordt.”