Bericht van de raad van toezicht

De raad van toezicht heeft dit jaar intensief overleg gevoerd met het bestuur van LVNL over strategische en operationele zaken. LVNL heeft een druk jaar achter de rug met veel uitdagingen. Er is een grote vraag naar verkeersleiders en diensten, niet alleen voor het geven van luchtverkeersleiding maar ook voor grote projecten. Daarnaast zijn er op verzoek van het ministerie diverse uitvoeringstoetsen uitgevoerd. Gedurende het jaar is regelmatig besproken of LVNL voldoende in staat is om op gedegen wijze, zonder dat de veiligheid in het gedrang komt, aan alle vragen te kunnen voldoen. Dat is LVNL goed gelukt.

Eind mei heeft de Nederlandse Arbeidsinspectie een ontwerpbesluit aan Schiphol gepresenteerd met daarin voorgenomen eisen om de uitstoot van kerosine en dieselmotoren op de platforms te verminderen en daarmee de werkomstandigheden voor de medewerkers op de platforms te verbeteren. Hoewel LVNL geen direct belanghebbende is, heeft de raad LVNL geadviseerd om proactief en constructief tot oplossingen te komen. Daarmee maakt LVNL in samenwerking met de sector niet alleen een veilige maar ook een duurzame en gezonde luchtvaartsector mogelijk.

iCAS

De raad heeft ook in 2023 intensief de voortgang van de ontwikkeling van het nieuwe luchtverkeersleidingssysteem iCAS gevolgd. Er is uitgebreid overlegd met het bestuur over de planning, financiën en risico’s van het iCAS-programma. De raad van toezicht benadrukt dat de ambitie moet zijn om tot een realistische planning van het project te komen en het inzicht in de voordelen en kansen van het nieuwe systeem te vergroten.

In Q1 van 2023 bleek dat enkele essentiële en onvoorziene aanpassingen nodig zijn om iCAS gereed te maken voor ingebruikname bij LVNL. Om deze onvoorziene aanpassingen te realiseren, heeft het bestuur met de leverancier Indra aanvullende afspraken gemaakt voor 2023. Daarvoor was risicobudget onvoorzien van het iCAS-budget nodig. De raad heeft ingestemd met het (financiële) gebruik van het risicobudget onvoorzien, maar heeft er wel op gewezen dat bij nieuw uitstel het risicobudget meer dan volledig zal moeten worden benut.

Het transitieoffice heeft in 2023 na een uitgebreide analyse een detailplanning opgeleverd, waarbij de livegang van iCAS op zijn vroegst eind 2026 plaatsvindt. Daarbij wordt een (tijd) risicobudget van 24 maanden aangehouden voor interne en externe planningsrisico’s. De raad heeft haar zorgen geuit over het opnieuw doorschuiven van de implementatiedatum van iCAS. Het beheersbaar houden van de knelpunten is hierbij van belang. Denk aan het tekort aan beschikbare verkeersleiders, het grote aantal Rules & Adaptation dat nodig is en de benodigde organisatiecultuur bij een grote verandering. De raad heeft het bestuur hier uitgebreid over gesproken.

Cybersecurity

Cybersecurity was een vast agendapunt in de vergadering. De aanpak van cyber en de kwetsbaarheden en risico’s die zich voordoen in het IT- en OT-domein, zijn besproken met het bestuur. Daarin kwamen ook de fysieke beveiliging en de rol van de mens bij het gebruik van geautomatiseerde systemen aan bod. Er is expliciet gesproken over de risico’s bij externe leveranciers, de supply chain weerbaarheid. De afhankelijkheid van leveranciers neemt bij LVNL toe, aangezien er steeds vaker systemen worden ingekocht in plaats van zelf ontwikkeld. Om dit risico te beheersen, heeft LVNL een programma ingericht dat onder andere moet zorgen voor naleving van de aankomende Europese regelgeving, waaronder NIS2 en Critical Entities Resilience. In 2024 zullen diverse bestuurlijke dilemma’s tijdens een raad van toezicht-vergadering worden besproken, waarbij de rol en het mandaat van de raad worden meegenomen.

1ATM

De raad volgt de ontwikkelingen binnen het programma 1ATM nauwlettend. De integratie van civiele en militaire luchtverkeersleiding is belangrijk voor Nederland, omdat dit efficiëntere dienstverlening voor zowel civiel als militair luchtverkeer mogelijk maakt. Ook het medegebruik van elkaars luchtruim wordt makkelijker en eenvoudiger, wat alle gebruikers van het luchtruim ten goede komt. De raad erkent dat het een complex proces is en kijkt uit naar het verwelkomen van de nieuwe collega’s bij LVNL vanaf de integratiedatum in 2024. De raad heeft het bestuur gedurende het jaar van advies voorzien.

Werkbezoek

Een aantal leden van de raad heeft in het verslagjaar een werkbezoek gebracht aan de luchtmachtoefening Frisian Flag. Het doel van dit bezoek was om Defensie beter te leren kennen in het licht van de aanstaande integratie 1ATM. Daarnaast heeft een delegatie van leden van de raad een demonstratie- en validatiesessie van iCAS bijgewoond. Beide bezoeken heeft de raad als zeer informatief ervaren.

Medewerkers

De raad heeft grote waardering voor het werk dat de medewerkers verrichten bij LVNL. In 2023 blijft LVNL kampen met een tekort aan personeel voor een aantal cruciale functies, waaronder verkeersleidings-, technische en overige functies. De raad erkent de inspanningen van het bestuur om zowel het rendement in het opleidingsproces van verkeersleiders te verhogen als voldoende gekwalificeerd personeel – ook voor de overige functies – voor LVNL aan te trekken.

De raad heeft ook informeel met de ondernemingsraad gesproken over het personeelsbeleid, de cultuur en de medewerkerstevredenheid.

Samenstelling raad van toezicht

De samenstelling van de raad van toezicht is gedurende 2023 niet gewijzigd. De raad is blij met zowel de herbenoeming van Mel Kroon per 1 september 2023 voor vier jaar als de herbenoeming van Fieke van der Lecq per 1 maart 2024 voor twee jaar. Er is gekozen voor een termijn van twee jaar om zo te voorkomen dat de zittingstermijn van drie leden tegelijkertijd eindigt.

De raad heeft een benoemings- en remuneratiecommissie, een veiligheidscommissie en een auditcommissie. De onderstaande tabel toont de verschillende commissies en deelnemers in 2023:

Functioneren raad van toezicht

De raad heeft zijn taken goed kunnen vervullen. De leden voldoen aan de onafhankelijkheidsvereisten zoals vermeld in de Code ‘goed bestuur publieke dienstverleners’. Eén lid is benoemd op voordracht van de minister van Defensie. De werkwijze van de raad van toezicht is vastgelegd in een reglement dat voldoet aan de relevante regelgeving en de raad functioneert dienovereenkomstig. De raad geeft zich volledig en voortdurend rekenschap van de wettelijke taken en evalueert periodiek zijn functioneren.

Raad van toezichtvergaderingen

In de vergaderingen met de raad van toezicht legt het bestuur verantwoording af over de prestaties en de bedrijfsvoering van LVNL. Wij concluderen dat het bestuur adequaat uitvoering heeft gegeven aan de ambities en beoogde doelstellingen van LVNL en belangrijke resultaten heeft behaald.

* Vervanging in verband met afwezigheid Wim Kuijken

Daarnaast zijn er diverse andere bijeenkomsten geweest:

Uit de commissies

Veiligheidscommissie

De veiligheidscommissie vergadert in 2023 steeds voorafgaand aan de reguliere raadsvergaderingen. Onderwerpen die aan de orde komen zijn de interne veiligheidsrapportages, de rapportages van de Onderzoeksraad voor Veiligheid (OVV), de inrichting en werking van het veiligheidsmanagementsysteem van LVNL, de verbeteringen van dit systeem en de inzet van LVNL in het sectorbrede ISMS. Het bestuur, de directeur Operations en de safety manager informeren de commissie adequaat over de veiligheidsprestaties en relevante ontwikkelingen in het safety managementsysteem. De commissie volgt de voortgang en status van de voorvallenonderzoeken, de resultaten en de verbetermaatregelen die LVNL naar aanleiding daarvan neemt. Dat geldt ook voor de rapportages van externe onderzoeken.

Aan een aantal thema’s heeft de commissie uitgebreide aandacht geschonken. Het eerste thema is de ILT-rapportage over ontwikkelingen rond veiligheid op en rond Schiphol en de impact op de omgeving van Schiphol. In dit rapport komt het onderwerp drones aan bod. De leden van de veiligheidscommissie geven aan dat het belangrijk is dat er duidelijkheid komt over de verantwoordelijkheden voor drones in het luchtruim. Daarnaast heeft de commissie LVNL geadviseerd om terugkoppeling te verzoeken bij dronemeldingen aan de politie. Zo weet LVNL wat voor actie door de politie is genomen. Ten aanzien van coöperatieve drones is het belang benadrukt, in het kader van veiligheid, dat LVNL de ‘Common Information Service-rol’ (CIS-rol) toebedeeld krijgt. Deze rol betreft een onderdeel van de Nederlandse uitvoering van het Europese U-space concept (traffic management voor onbemande luchtvaart). Daarmee kunnen dienstverleners en gebruikers van het U-space luchtruim, en daarbuiten, op een gestandaardiseerde manier informatie met elkaar uitwisselen. Het is een aanvulling op de huidige rol van LVNL binnen de informatie-uitwisseling in het Nederlandse luchtruim.

Er is gesproken over de specifieke maatregelen die LVNL jaarlijks neemt om de zomerdrukte veilig te kunnen afhandelen. Daarnaast zijn, op basis van de getoonde trends, op verzoek van de commissie diverse verdiepende rapportages besproken over de duiding van de oorzaken en de voorziene risicomitigerende maatregelen. Daarbij kwamen onder andere luchtruimschendingen (airspace infringements), separatieonderschrijdingen, voorvallen met vluchten met parachutisten, het niet halen van klimrestricties door vliegtuigen en de grondvoorvallen op Schiphol aan bod. De commissie sprak over de duiding van grondvoorvallen en de discussie over de mogelijkheden tot risicomitigatie daarvan. Ook is gesproken over de noodzaak tot inrichting van een ‘licence to operate’ voor grondafhandelaren door luchthaven Schiphol. Ten slotte is het Ultra Fijnstof Programma (UFP) besproken dat naar aanleiding van het rapport van de arbeidsinspectie is opgestart op Schiphol.

Benoemings- en renumeratiecommissie

In de vergaderingen met de raad van toezicht legt het bestuur verantwoording af over de prestaties en de bedrijfsvoering. Namens de raad heeft de benoemings- en renumeratiecommissie met de leden van het bestuur individueel gesproken over hun functioneren. Ook heeft de raad in tweetallen gesproken met leden van het managementteam ter nadere kennismaking.

Auditcommissie

De auditcommissie vergadert ongeveer twee weken voorafgaand aan de reguliere raadsvergaderingen. De vaste aandachtsgebieden zijn finance, risk, audit en reporting. Jaarlijks terugkerende onderwerpen zijn de jaarrekening, de ontwikkeling van de bestemmingsreserve, het jaarverslag, de management letter, het accountantsverslag en het interne en externe auditplan. Ook hebben de jaarlijkse besloten gesprekken met de accountant en de manager Operational Risk Management plaatsgevonden, onder andere over de uitgevoerde audits inzake de bedrijfsvoering.

De geleden COVID-19-verliezen in de jaren 2020 en 2021 zijn gefinancierd middels een rekening-courant krediet. De omvang van dit krediet leidt tot zeer hogere rentelasten voor LVNL. LVNL heeft deze rentelasten in de tarieven voor 2024 verwerkt. De Europese Commissie heeft deze tarieven goedgekeurd, waardoor zij impliciet goedkeuring heeft verleend voor deze verwerkingswijze. De auditcommissie meent dat hiermee het financiële risico substantieel is verlaagd.

LVNL heeft goede voortgang geboekt binnen de risicobeheersingscyclus. Onder andere de risico-acceptatieverklaring, die fundamenteel is voor goed risicomanagement, is in een gevorderd stadium. In 2023 zijn twaalf interne audits uitgevoerd. De auditcommissie heeft een aantal keren haar zorgen geuit over het feit dat de uitvoering van interne audits het hele jaar achter heeft gelopen bij de vooraf opgestelde planning.

Daarnaast heeft de auditcommissie de procedure omtrent het afgeven van een Verklaring van geen Bedenkingen door de raad van toezicht tegen het licht gehouden. Deze is vervolgens verduidelijkt en aangescherpt. Hiermee wordt gewaarborgd dat investeringsbeslissingen de juiste governance doorlopen.

Visie op de toekomst

Veilige luchtverkeersdienstverlening is de kerntaak van LVNL. De raad van toezicht is van mening dat LVNL moet blijven nadenken over wat technologische en maatschappelijke ontwikkelingen betekenen voor de taak en rol van LVNL. In 2024 worden in dat verband de corporate visie en de strategie opnieuw geëvalueerd. De aanleiding is de focus op verduurzaming en de integratie met de militaire luchtverkeersleiding. Ook de purpose inclusief kernwaarden worden in dat proces meegenomen.

Op korte termijn blijft de focus op de invoering van iCAS, het aantrekken en opleiden van voldoende verkeersleiders en de samenvoeging van de civiele en militaire luchtverkeersleiding. Ten aanzien van duurzaamheid dient het gewenste ambitieniveau in samenspraak met de raad van toezicht bepaald te worden. Vervolgens kunnen de stappen worden vastgesteld die LVNL moet nemen om de strategische duurzaamheidsdoelen te kunnen realiseren.

Tot slot

De raad van toezicht heeft kennisgenomen van het door het bestuur opgestelde jaarverslag en de jaarrekening 2023 en stemt in met de inhoud daarvan. De raad constateert dat over 2023 een goedkeurende controleverklaring van de onafhankelijke accountant is verkregen en heeft kennisgenomen van de bevindingen van de onafhankelijke accountant.

Wij spreken onze dank en waardering uit voor de grote inspanningen die het bestuur en alle medewerkers van Luchtverkeersleiding Nederland hebben geleverd het afgelopen, uitdagende jaar.